Кейс "Разработка CRM систем для бизнеса"

Обратился наш постоянный клиент со следующей задачей – необходимо разработать CRM с учетом внутренних бизнес-процессов. Заказчик рассматривал в качестве альтернативы crm-системы Bitrix24 и amoCRM. Однако, со слов клиента, они были «слишком перегруженными», и плюс ко всему, требовали немалые суммы ежемесячно на абонентскую плату. Поэтому, было решено создавать свою CRM-систему, так как срок внедрения CRM систем не на много отличается от срока создания.

Первым делом мы определили цель данной CRM, а именно: ведение и учет поставщиков и потребителей сельхозпродукции, автоматизация рутинной работы. Далее было составлено небольшое техническое задание, которое содержало описание основных бизнес-процессов.

После согласования технического задания, мы разработали блок-схему основных связей:

В то же время, наши программисты готовили движок для серверной части и фронтенда. С утверждением блок-схемы, мы начали готовить структуру страниц CRM, а также уточнять требуемые данные для каждого из справочника.

Первым делом, мы создали структуру будущей CRM, настроили все страницы и приступили к справочникам.

Проведя анализ структуры справочников, и дальнейшего их использования в системе, мы приняли решение создать программируемый “конструктор страниц”, который позволял бы быстро создавать и редактировать типовые страницы.

Попутно с программированием страниц, мы создали дизайн страниц, настроили основные функции для удобной работы, а именно, поиск по полям, настройки сортировки записей, страницы создания и редактирования записей.

Так как мы имеем огромный опыт интеграций SMS-сервисов, а также настроек e-mail рассылок, первым делом зарегистрировали клиента.

5.1. Настройка SMS-рассылок.

С заказчиком согласовали имя отправителя, настроили программный код, вывели соответствующие настройки в поле Рассылка/настройки.

5.2. Настройка e-mail-рассылок.

Так как у клиента уже имеется доменное имя, мы настроили почту на домене с использованием почтового сервиса mail.ru(также мы можем настроить почту на yandex.ru и gmail.com). После настройки создали отправку писем через отдельный SMTP-сервер почтового сервиса.

5.3. Завершение.

После создания всех настроек, мы создали возможность создания шаблонов как SMS-сообщений, так и E-mail писем, а также создали страницу для рассылок.

Для автоматизации работы была выбрана простая схема с возможностью создания различных шаблонов документов, таких как договора, счета и счет-договоры.

Принцип был построен на том, что у нас есть определенный шаблон и при создании, например, договора, данные из справочников автоматически вставлялись в создаваемый документ.

Все документы имеют возможность печати как в PDF, так и формате MS Word.

Так как основная цель разрабатываемой CRM-системы было упрощение учета работы с поставщиками и покупателями, автоматизация работы с ними, то последним этапом разработки стал модуль “База”.

Она представляет собой связи контрагентов и продаваемой/приобретаемой продукции. Для создания этих самых связей были разработаны соответствующие страницы Предложения и Спроса.

Также в целях повышения удобства пользования системой, были разработаны функции добавления данных из справочника прямо на текущей странице без лишних переходов.

Далее после создания страниц и улучшения интерфейса, была разработана страница просмотра отдельного предложения или спроса. На ней отображается детальная информация о спросе или предложении, а также список всех предложений(для спроса) и спроса(для предложений) для конкретной записи.

Кроме этого, в функционал страницы просмотра отдельного спроса/предложения была добавлена возможность отправки SMS и E-mail сообщения выбранным контрагентам.

Следующим, и последним этапом разработки стала страница “Сводные таблицы”. Одной из задач разрабатываемой CRM было удобство управления с мобильных устройств, а также быстрое добавление спроса и предложения, поэтому, данная страница должна совмещать в себе отдельные страницы спроса и предложения.

На главной странице мы разместили поиск по товарам и список категорий, что позволило быстро искать как отдельную продукцию, так и смотреть записи по категориям в целом.

Страница просмотра товара была разработана с учетом возможности управления всеми данными с одной страницы. На основе этого, на странице реализованы следующие возможности:

- просмотра всех спросов и предложений отдельного товара

- просмотр данных контрагентов на предложениях и спросах

- отправка коммерческих предложений путем SMS и E-mail

- добавление предложения, спроса, контрагентов без перехода на соответствующие разделы

- редактирование определенных записей прямо в списке

- удобный поиск по записям в таблице.

До разработки CRM, клиент вел весь учет в файле Excel, что было не совсем удобно вести учет контрагентов и всей продукции. После разработки клиент увеличил количество обрабатываемых контрагентов и заявок с 10 до 50 в рабочий день, сократил время на подготовку документов с 15 минут до 2 минут, а также увеличил оборот компании на 15% за счет уменьшения затрат времени на типовые задачи.